経理担当者が退職しても困らない体制とは？クラウド活用で属人化を防ぐ方法

はじめに：経理担当者の突然の退職が意味するリスク

「経理担当の佐藤さんが退職することになりました」

この一言が、中小企業の経営者や管理部門責任者にとって、どれほどの危機感を与えるか想像してみてください。月次決算や支払業務、請求書発行、税務申告など、会社の資金繰りに直結する重要な業務をたった一人に依存していた場合、その担当者の退職は企業活動の継続性を揺るがす一大事となります。

日本商工会議所の調査によれば、中小企業の約65%が「特定の従業員に業務知識が集中している」と回答し、その中でも財務・経理業務は属人化リスクが最も高い部門の一つとされています。

本記事では、経理業務の属人化がもたらす具体的なリスクと、クラウドシステムを活用した解決策について解説します。経理担当者が退職しても企業活動に支障をきたさない、強固なバックオフィス体制の構築方法をご紹介します。

経理業務の属人化がもたらす5つの経営リスク

経理業務が特定の担当者に依存する「属人化」状態は、以下のような具体的なリスクをもたらします。

1. 業務停滞のリスク

経理担当者が突然退職した場合、月次決算や支払業務などの重要タスクが滞り、最悪の場合、取引先への支払遅延や税務申告の遅れといった事態を招きます。2024年の中小企業庁の調査では、経理担当者の退職後、平均で3.5ヶ月の業務混乱期間が発生しているというデータもあります。

2. 引継ぎ不足による知識喪失

多くの企業では、経理業務のノウハウやプロセスが明文化されておらず、担当者の頭の中にしか存在しません。特に長年勤務している担当者の場合、過去の取引先との特殊な取り決めや例外的な処理方法など、文書化されていない「暗黙知」が数多く存在します。

3. 不正・ミスのリスク増大

業務を熟知している経理担当者の退職後、不慣れな後任者が処理を引き継ぐ過程では、ミスや不正を見逃すリスクが高まります。企業会計基準や税法の理解が不十分な状態での業務遂行は、決算書の信頼性低下や税務調査リスクを増大させます。

4. 採用・教育コストの増加

属人化した業務体制では、後任者の採用・育成に多大なコストと時間がかかります。また、適切な引継ぎ期間を確保できず、新しい担当者が独り立ちするまでの期間が長期化する傾向があります。

5. 事業拡大の障壁

経理業務が属人化していると、事業拡大や新規プロジェクト立上げ時に柔軟な人員配置が困難になります。結果として、経理処理能力がボトルネックとなり、ビジネスチャンスを逃す事態にもつながりかねません。

クラウド会計システムによる属人化解消の5つの効果

クラウド会計システムの導入は、経理業務の属人化を解消するための効果的なアプローチです。具体的にどのような効果があるのでしょうか。

1. 業務プロセスの標準化と可視化

クラウド会計システムでは、経理処理の流れが明確に定義され、標準化されています。支払処理や請求書発行など、一連の業務フローがシステム上に可視化されるため、担当者が変わっても同じ品質で業務が継続できます。

導入事例： 製造業A社（従業員50名）では、20年間経理を担当していた社員の退職を機にクラウド会計システムを導入。業務プロセスを全て可視化したことで、後任の若手社員が1ヶ月で主要業務をほぼ習得することに成功しました。

2. データの一元管理によるナレッジ共有

紙の請求書や領収書、Excel管理のデータなど、従来は担当者のデスク周りに散在していた経理情報が、クラウド上で一元管理されます。これにより、複数の社員がリアルタイムで同じ情報にアクセスでき、ナレッジの共有が容易になります。

導入事例： サービス業B社（従業員30名）では、クラウド会計の導入により、経理データを部門横断的に共有。経理担当者が休暇中でも、副担当者や経営層が必要な財務情報を即座に確認できる体制を構築しました。

3. 自動化による業務効率化と標準化

請求書のデータ化、仕訳の自動提案、銀行口座との自動連携など、クラウド会計システムの自動化機能により、属人的なスキルに依存していた業務が標準化されます。これにより、担当者の交代時のスキルギャップが最小限に抑えられます。

導入事例： ITベンダーC社（従業員25名）では、請求書の自動データ化と仕訳の自動提案機能により、月次決算にかかる時間が従来の5日から2日に短縮。経理担当者の負担軽減と同時に、業務の標準化により引継ぎがスムーズになりました。

4. アクセス権限の柔軟な設定

クラウド会計システムでは、業務内容や役職に応じて細かくアクセス権限を設定できます。これにより、経理担当者だけでなく管理者や経営者も必要に応じてデータにアクセスでき、特定の個人への依存度が低減します。

導入事例： 小売業D社（従業員15名）では、店舗スタッフにも限定的な経理権限を付与。日々の売上入力や経費申請を分散させることで、本社経理担当者の突然の病欠時にも業務が滞らない体制を実現しました。

5. リモートワーク環境との親和性

クラウド会計システムはインターネット環境さえあればどこからでもアクセス可能なため、在宅勤務や時短勤務など多様な働き方に対応できます。これにより、優秀な経理人材の採用・定着にもプラスの効果をもたらします。

導入事例： コンサルティングファームE社（従業員40名）では、クラウド会計の導入により経理担当者の完全リモートワークを実現。育児との両立が可能になったことで、ベテラン経理担当者の継続雇用に成功しました。

経理業務の属人化を解消するための実践的ステップ

経理業務の属人化を解消し、担当者が退職しても困らない体制を構築するための具体的なステップを紹介します。

ステップ1：現状の属人化レベルを診断する

まずは自社の経理業務がどの程度属人化しているかを客観的に評価しましょう。以下のチェックリストで確認してみてください：

• □ 経理業務の手順書やマニュアルが存在するか
• □ 経理担当者が休んだ際の代行体制が機能しているか
• □ 月次・年次決算の処理手順が文書化されているか
• □ 特定の取引先との特殊な取り決めが共有されているか
• □ 経理データへのアクセス権が適切に管理されているか

チェック項目が3つ以下の場合は、属人化リスクが高い状態と言えます。早急な対策が必要です。

ステップ2：最適なクラウド会計システムを選定する

自社の規模や業種、業務特性に合ったクラウド会計システムを選定します。主要なポイントは以下の通りです：

1. 基本機能の充実度：仕訳、請求書発行、経費精算、固定資産管理など、必要な機能が備わっているか
2. 拡張性：事業成長に伴う取引量増加や機能追加に対応できるか
3. 連携可能性：銀行口座連携、給与計算システム、販売管理システムなど他システムとの連携が可能か
4. サポート体制：導入時のサポートや運用中のヘルプデスク対応は充実しているか
5. コストパフォーマンス：初期費用、月額費用、追加オプション料金などのコスト構造

代表的なクラウド会計システムの特徴比較：

ステップ3：業務プロセスの再設計と標準化

クラウドシステム導入を機に、経理業務プロセスを見直し、標準化します：

1. 業務フローの可視化：現状の業務フローを図式化し、非効率な部分や属人的な処理を洗い出す
2. マニュアル作成：標準化した業務手順を文書化し、誰でも同じ品質で業務を行えるようにする
3. チェックリスト整備：月次・年次の業務サイクルごとにチェックリストを作成
4. 例外処理の文書化：特定の取引先との特殊な取り決めなど、例外的な処理方法も明文化

ステップ4：複数担当制への移行

一人の担当者に業務が集中しないよう、複数担当制への移行を進めます：

1. 業務の分解：経理業務を機能別（請求書発行、支払処理、決算など）に分解
2. ローテーション制：定期的に担当者をローテーションさせ、知識の共有を促進
3. クロストレーニング：経理担当者と他部門スタッフの相互トレーニング
4. バックアップ担当者の指定：主担当が不在の際のバックアップ体制を明確化

ステップ5：継続的な改善と教育体制の構築

システム導入後も継続的な改善と教育を行います：

1. 定期的な研修：会計知識やシステム操作に関する社内研修の実施
2. マニュアルの更新：業務変更やシステムアップデートに合わせたマニュアル更新
3. 情報共有の場：経理担当者間での定例ミーティングによる情報共有
4. 外部研修の活用：クラウド会計ベンダーや会計事務所主催のセミナー参加

属人化解消で得られる5つのビジネスメリット

経理業務の属人化を解消することで、以下のようなビジネスメリットが得られます：

1. 業務の継続性確保

担当者の退職や病欠があっても、標準化された業務プロセスとクラウドシステムにより、経理業務の継続性が確保されます。これにより、支払遅延や決算遅れなどのリスクが大幅に減少します。

2. 意思決定の迅速化

クラウド会計システムにより財務データがリアルタイムで可視化されるため、経営層が迅速に現状を把握し、データに基づく意思決定を行えるようになります。特定の担当者の解析を待つ必要がなくなります。

3. 内部統制の強化

複数担当制やシステムによる自動チェック機能により、不正やミスのリスクが低減します。監査証跡（ログ）も自動的に記録されるため、内部統制が強化されます。

4. コスト削減

経理業務の効率化により人件費が削減されるだけでなく、ペーパーレス化による印刷・保管コストの削減、ミス修正のための残業削減なども期待できます。

5. 人材採用・育成の効率化

標準化された業務プロセスとクラウドシステムにより、新人教育の効率が向上します。また、特定のスキルや経験に依存しない体制により、採用市場が広がります。

まとめ：明日からできる属人化対策3つのアクション

経理業務の属人化は、多くの企業が直面する重大なリスクです。しかし、クラウド会計システムの活用と業務プロセスの標準化により、このリスクを大きく軽減することができます。

最後に、明日から始められる具体的なアクションを3つご提案します：

1. 現状診断の実施：本記事で紹介したチェックリストを使って、自社の経理業務の属人化レベルを診断する
2. クラウド会計システムの無料トライアル：主要なクラウド会計システムの多くは無料トライアル期間を設けています。まずは試用して自社との相性を確認しましょう
3. 簡易マニュアルの作成開始：現在の経理担当者に、最も頻繁に行う3つの業務について簡易マニュアルの作成を依頼する

経理担当者が退職しても困らない体制づくりは、一朝一夕には完成しません。しかし、今日から一歩ずつ進めることで、将来の危機に備えた強固な財務基盤を構築することができます。まずは小さな一歩から始めてみましょう。